Einen Zahlungslink senden oder kopieren

Verwenden Sie einen Zahlungslink, wenn ein Kunde nach der Erstellung eines Vorgangs im Backoffice bezahlen soll, wenn aus einer Reservierung eine bezahlte Buchung werden soll oder wenn nach einer Vorgangsänderung ein zusätzlicher Betrag offen ist.

Die verfügbaren Aktionen hängen vom Vorgangsstatus, vom Rechnungsstatus, vom offenen Betrag und von den Einstellungen des Zahlungsanbieters ab.

Typische Einsatzfälle

Situation	Vorgehen
Ein Kunde wechselt zu einem teureren Termin oder Angebot	Schließen Sie zuerst die Vorgangsänderung ab. Wenn danach ein offener Betrag besteht, ziehen Sie die Differenz über den Zahlungslink der offenen Rechnung ein.
Sie reservieren Plätze und der Kunde soll vorab bezahlen	Erstellen oder öffnen Sie den Vorgang, wählen Sie als Zahlungsart Online / Pay-by-Link und wählen Sie Zahlung einleiten, sobald der Kunde bezahlen soll. Eine Reservierung allein erzeugt noch keinen Zahlungslink.
Ein neuer Backoffice-Vorgang soll online bezahlt werden	Wählen Sie Online / Pay-by-Link, fügen Sie den Kunden hinzu und wählen Sie Zahlung einleiten. KORONA Event bucht den Vorgang und versendet die erste Zahlungsaufforderung.

Bei einem neuen Vorgang mit Zahlung per Link sind in der ersten Zahlungsaufforderung noch keine Tickets enthalten. Nach erfolgreicher Zahlung aktualisiert KORONA Event den Zahlungsstatus und versendet die zutreffende Bestätigung mit den Tickets. Ein bereits vorhandenes Ticket eines später geänderten Vorgangs wird über den Ablauf der Vorgangsänderung behandelt.

Bevor Sie beginnen

Bestätigen Sie:

Die E-Mail-Adresse des Kunden ist korrekt
Der Vorgang oder die Rechnung weist noch einen offenen Betrag auf
Der Vorgang wurde weder storniert noch ist er abgelaufen oder bereits vollständig bezahlt.
Der Zahlungsanbieter unterstützt den erforderlichen Zahlungs-Link-Ablauf
Der Kunde sollte einen Link per E-Mail erhalten, oder Sie müssen lediglich den Link kopieren

Vorgang öffnen

Öffnen Sie im Backoffice den Menüpunkt Verkauf > Vorgänge.
Suchen Sie nach der Vorgangsnummer oder dem Kundennamen. Um eine Ticket- oder Rechnungsnummer zu finden, verwenden Sie das globale Suchfeld Suche in der Seitenleiste und öffnen Sie den entsprechenden Vorgang.
Öffnen Sie den Vorgang und überprüfen Sie die Vorgangsübersicht.
Bitte überprüfen Sie den Zahlungsstatus, den Rechnungsstatus und den ausstehenden Betrag, bevor Sie etwas versenden.

Aktion „Zahlungslink kopieren“ in einem Vorgang nach dem Versand der ersten E-Mail — Die Kopieraktion bleibt für die offene Rechnung verfügbar, wenn die erste Versandaktion nicht mehr angezeigt wird.

Wählen Sie die richtige Maßnahme aus

Situation	Verwenden Sie diese Aktion
Der Vorgang enthält offene Posten und keine abgeschlossene Rechnung.	Nutzen Sie die für den Vorgang verfügbare Zahlungsoption.
Zu dem Vorgang gehört eine Rechnung mit einem offenen Betrag	Nutzen Sie im Vorgang Zahlungslink kopieren oder in der Rechnung Link zur Bezahlung, um einen Link zu kopieren.
Es wurde noch keine E-Mail zum Vorgang versendet	Nutzen Sie Zahlungslink per E-Mail senden für die erste Zahlungsaufforderung aus KORONA Event.
Die erste E-Mail wurde bereits versendet oder kam nicht an	Prüfen Sie die E-Mail-Adresse. Wenn die letzte E-Mail zum Vorgang die Zahlungsaufforderung ist, wählen Sie Letzte E-Mail zum Vorgang erneut senden; KORONA Event erzeugt dafür einen neuen Link. Alternativ laden Sie den Vorgang oder die Rechnung neu und fügen den neu erzeugten Link in eine separate freigegebene Nachricht ein.
Der Vorgang ist bereits bezahlt.	Bitte senden Sie keinen neuen Zahlungslink. Senden Sie gegebenenfalls eine Bestätigung oder Tickets.
Der Vorgang wurde storniert oder ist abgelaufen	Bitte senden Sie nicht den alten Link. Erstellen Sie den korrekten Ersatzvorgang oder befolgen Sie Ihr Stornierungsverfahren.

Den Link senden oder kopieren

Wählen Sie im Vorgang Zahlungslink per E-Mail senden, wenn der Kunde die erste Zahlungsaufforderung von KORONA Event erhalten soll.
Wählen Sie im Vorgang Zahlungslink kopieren oder in der Rechnung Link zur Bezahlung, wenn Sie den Link in eine separate E-Mail, ein Support-Ticket oder eine freigegebene Nachricht einfügen möchten.
Wählen Sie Kommentar zum Vorgang hinzufügen, wenn Ihr Team einen Prüfpfad benötigt.
Bitten Sie den Kunden, die Zahlung vor Ablauf der Reservierungsfrist zu leisten, sofern eine solche gilt.
Aktualisieren Sie nach der Zahlung den Vorgang und überprüfen Sie, ob sich der Zahlungsstatus wie erwartet geändert hat.

Zahlungslink per E-Mail senden versendet im Rahmen dieses Zahlungsablaufs die erste E-Mail zum Vorgang. Sobald bereits eine E-Mail zum Vorgang versendet wurde, steht diese Aktion nicht mehr zur Verfügung. Wenn die letzte E-Mail zum Vorgang die Zahlungsaufforderung ist, wählen Sie Letzte E-Mail zum Vorgang erneut senden; die erneut versendete E-Mail enthält einen neu erzeugten Link. Sie können den Vorgang oder die Rechnung auch neu laden und einen frischen Link für eine separate Nachricht kopieren.

Gültigkeit und nicht verwendete Links

Jeder Zahlungslink hat ein eigenes Ablaufdatum. Er ist bis eine Woche nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung oder bis eine Woche nach seiner Erzeugung gültig – maßgeblich ist der spätere Zeitpunkt.

Wenn der Kunde den Link nicht rechtzeitig verwendet:

lässt sich der Link nach seinem Ablauf nicht mehr öffnen
es wird keine Zahlung erfasst und der offene Betrag bleibt unbezahlt
der Ablauf des Links allein ändert den Vorgangs- oder Rechnungsstatus nicht
ein von Mitarbeitern erstellter Backoffice-Vorgang, der bereits Gebucht ist, bleibt gebucht und hält seine Kapazität, bis Mitarbeiter ihn stornieren oder anderweitig ändern
ein Vorgang, der noch Reserviert ist, kann zum Ende seiner separaten Reservierungsfrist ablaufen und seine Kapazität freigeben; für berechtigte Vorgänge aus dem Online-Shop können außerdem eigene Fristen zur automatischen Stornierung gelten

Sie können denselben Link nicht verlängern. Wenn der Vorgang weiterhin gültig ist und die Rechnung noch bezahlt werden muss, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Wenn die letzte E-Mail zum Vorgang die Zahlungsaufforderung ist, wählen Sie Letzte E-Mail zum Vorgang erneut senden. KORONA Event erstellt die E-Mail erneut mit einem neu erzeugten Zahlungslink.
Laden Sie den Vorgang oder die Rechnung neu beziehungsweise öffnen Sie ihn erneut und kopieren Sie den neu erzeugten Link. Fügen Sie ihn in eine separate freigegebene Nachricht an den Kunden ein.

In beiden Fällen hat der neue Link ein eigenes Ablaufdatum. Verwenden Sie keinen alten Link, nachdem der Vorgang bezahlt, storniert oder abgelaufen ist.

Erwartetes Ergebnis

Der Kunde erhält oder öffnet einen Zahlungslink für den korrekten offenen Betrag, schließt die Zahlung über den Anbieter ab, und der Vorgangs- sowie der Rechnungsstatus werden entsprechend aktualisiert; so ändert sich beispielsweise der Rechnungsstatus in Bezahlt.

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Zahlungslink per E-Mail senden fehlt	Ob bereits eine E-Mail zum Vorgang versendet wurde, sowie offener Betrag, Rechnungsstatus, Vorgangsstatus, Kunde und Anbietereinstellungen. Wenn die letzte E-Mail zum Vorgang die Zahlungsaufforderung ist, wählen Sie Letzte E-Mail zum Vorgang erneut senden; andernfalls kopieren Sie einen neu erzeugten Link.
Der Link lässt sich öffnen, jedoch fehlen die Zahlungsmethoden	Anbieter-Konfiguration, Zulässigkeit der Zahlungsmethode, Land bzw. Gerät des Kunden sowie die Frage, ob die Methode für Zahlungslinks unterstützt wird.
Der Kunde hat bezahlt, doch der Vorgang wird weiterhin als offen angezeigt	Status im Anbieter-Dashboard, zur Überprüfung ausstehend, verzögerte Zahlungsmethoden, Verzögerungen bei Rückrufen sowie die Angabe, ob stattdessen ein anderer Vorgang bezahlt wurde.
Der Kunde hat mehrere Links erhalten	Bitte überprüfen Sie den Verlauf des Vorgangs und die Rechnungen, bevor Sie etwas stornieren oder erneut versenden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter keine veraltete Support-Antwort verwenden.
Der Link ist abgelaufen	Prüfen Sie, ob der Vorgang noch gültig ist und die Rechnung noch einen offenen Betrag hat. Versenden Sie die letzte E-Mail zum Vorgang erneut, wenn sie die Zahlungsaufforderung ist, oder laden Sie die Seite neu und kopieren Sie den neu erzeugten Link. Erstellen Sie einen Ersatzvorgang, wenn der ursprüngliche Vorgang abgelaufen ist.