Bereiten Sie Kunden-E-Mails und Tickets vor der Inbetriebnahme vor

Bitte nutzen Sie diese Checkliste, bevor Sie einen neuen Shop, eine Veranstaltungsreihe oder eine Ticketart veröffentlichen.

Bevor Sie beginnen

Vorbereitung:

Name des Absenders und E-Mail-Adresse des Supports
Formulierung der Auftragsbestätigung
Branding für Ticket-PDFs und Wallet-Pässe
Rechtshinweis, der in der Kundenkommunikation erscheinen muss
ein Testfall und ein Testkunde
Mitarbeiter, die E-Mails erneut versenden und Dokumente herunterladen können

E-Mail-Vorlagen überprüfen

Öffnen Sie „Comms“ > „E-Mail-Vorlagen“ und wählen Sie die Vorlage aus, die Sie überprüfen möchten.

Überprüfen Sie Betreff, Text, Sprachvarianten, Variablen und Anhänge. Behalten Sie Variablen wie Kundenname, Bestellnummer, Veranstaltungsdatum und Ticket-Links bei, es sei denn, Sie ersetzen diese durch ein genehmigtes Äquivalent.

Öffnen Sie für die Zustellung per Link Admin > Profil verwalten > Ticketzustellung und deaktivieren Sie Ticketdateien an Kunden-E-Mails anhängen. Prüfen Sie, dass die Standardvorlagen Vorgang gebucht, Vorgang aktualisiert und Vorgang bezahlt in jeder aktivierten Sprache den Platzhalter für die Ticket-Download-Seite enthalten. Ein direkter PDF-Platzhalter reicht nicht aus, da die Tickets beim Eintreffen der E-Mail noch vorbereitet werden können. Verwenden Sie Platzhalter für direkte PDF-Downloads, Apple Wallet oder Google Wallet nur als zusätzliche formatspezifische Aktionen.

Wählen Sie die Zustellungsart passend zur voraussichtlichen Situation des Kunden:

Bei der Zustellung per Link bleiben E-Mails kleiner und führen immer zu den aktuellen Tickets. Der Kunde benötigt jedoch eine Internetverbindung, um die private Seite zu öffnen und ein Ticket herunterzuladen.
Angehängte Ticketdateien können nach dem Herunterladen auch bei schlechter Verbindung am Veranstaltungsort aus der E-Mail geöffnet werden. Ein zuvor heruntergeladener Anhang enthält jedoch möglicherweise nicht eine spätere Ticketänderung.

Der Link kann bereits versendet werden, während die Ticketaktivierung noch abgeschlossen wird. Die private Seite zeigt dann an, dass die Tickets vorbereitet werden, prüft den Status automatisch erneut und hält alle Download- und Wallet-Aktionen deaktiviert, bis die Tickets bereit sind. Der Kunde kann zusätzlich Erneut prüfen auswählen. Sobald die verzögerten Tickets bereit sind, wird weiterhin eine separate Folge-E-Mail versendet.

E-Mail-Vorlagen-Editor im Backoffice — E-Mail-Vorlagen legen fest, welche Nachrichten Kunden nach einer Buchung, einer Zahlung oder bestimmten betrieblichen Vorgängen erhalten.

Ticket-Download-Seite für Kunden mit Buchungsübersicht und Ticket-Aktionen — Die private Ticket-Seite bietet eine zuverlässige PDF-Aktion und zeigt Wallet-Aktionen nur an, wenn sie verfügbar sind.

Ticket- und Geldbörsenvorlagen überprüfen

Öffnen Sie „Comms“ > „Passbook“.

Bitte überprüfen Sie:

Gebiet	Was ist zu überprüfen?
Farben	Die Vordergrund- und Hintergrundfarben sind auf mobilen Wallets gut lesbar.
Logo	Das Logo ist aktuell und nicht beschnitten.
Symbol	Das Symbol ist auch bei kleinen Abmessungen gut erkennbar.
Hintergrund	Auf dem Bild sind die Ticketdetails nicht verdeckt.

Editor für Passbuchvorlagen — Das Branding von Wallet-Pässen sollte auf den Mobilgeräten getestet werden, die die Kunden am ehesten nutzen.

Falls Ihr Konto bearbeitbare PDF-Vorlagen verwendet, überprüfen Sie bitte auch das Layout der Ticket-PDF-Datei. Achten Sie darauf, dass QR-Codes, Veranstaltungsname, Datum, Teilnehmerdaten und Bedingungen gut lesbar sind.

Führen Sie einen vollständigen Test durch

Veröffentlichen Sie ein Testangebot oder stellen Sie es dem Testkunden weiterhin zur Verfügung.
Schließen Sie den Bestellvorgang im Online-Shop ab.
Öffnen Sie den Auftrag im Backoffice.
Bitte bestätigen Sie, dass die Bestellbestätigungs-E-Mail versendet wurde.
Öffnen Sie die E-Mail und vergleichen Sie die darin enthaltene Bestellübersicht mit der Bestellung. Vergewissern Sie sich, dass jeder ausgewählte Preis und jedes sichtbare Unterprodukt einmal mit der richtigen Menge und dem richtigen Betrag aufgeführt ist. Sichtbare Unterprodukte sollten eingerückt unter ihrem übergeordneten Produkt in etwas kleinerer Schrift erscheinen. Nicht ausgewählte Preise mit einer Menge von Null sollten nicht aufgeführt sein.
Öffnen Sie die Ticket-Download-Seite über den Link in der E-Mail. Falls die Tickets noch vorbereitet werden, lassen Sie die Seite geöffnet, bis die Download-Aktionen erscheinen.
Laden Sie anschließend das Ticket als PDF herunter und öffnen Sie es.
Fügen Sie das Ticket gegebenenfalls auf unterstützten Geräten zu Apple Wallet und Google Wallet hinzu.
Scannen Sie die Eintrittskarte an der Kasse oder am Einlass.
Verwenden Sie E-Mail zur letzten Bestellung erneut senden erst, nachdem Sie die erwarteten Links und Anhänge der ursprünglichen Zustellungsart geprüft haben.

Erwartetes Ergebnis

Der Kunde erhält die erwartete E-Mail, das Ticket als PDF sowie den Wallet-Pass. Die Zusammenfassung in der E-Mail stimmt mit den ausgewählten Preisen und den in der Bestellung angezeigten Unterprodukten überein, einschließlich deren Stückzahlen und Beträge. Die Unterprodukte sind optisch unter ihrem übergeordneten Produkt zusammengefasst. Die Mitarbeiter können die Bestellung aufrufen, die E-Mail erneut versenden, Dokumente herunterladen und das Ticket einscannen.

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Die E-Mail-Adresse fehlt	E-Mail-Adresse des Kunden, Bestellverlauf, Status der Vorlage, Spam-Ordner und ob der Versand fehlgeschlagen ist.
Die E-Mail-Zusammenfassung ist falsch	Ausgewählte Preise und Unterprodukte in der Bestellung, deren Mengen und Darstellungsoptionen sowie die Angabe, ob die E-Mail nach der letzten Änderung der Bestellung erstellt wurde.
Das Ticket-PDF oder der Link fehlt	Vorgangsstatus, Zahlungsstatus, Ticketausstellung, kontoweite Einstellung zur Ticketzustellung, E-Mail-Platzhalter und Teilnehmerdaten.
Die Ticket-Seite bleibt bei Vorbereitung	Lassen Sie die Seite online und wählen Sie Erneut prüfen. Bleibt sie nicht verfügbar, prüfen Sie die Ticketaktivierung und den Status der Folge-E-Mail im Verlauf des Vorgangs.
Die Variable wird als Klartext angezeigt	Stellen Sie die genehmigte Variable wieder her oder fügen Sie sie erneut aus dem Vorlageneditor ein.
Der Ausweis im Portemonnaie sieht falsch aus	Farben, Logo, Symbol, Hintergrundbild sowie Vorgaben für die mobile Geldbörse von Passbook.
Bei der erneuten Zusendung der E-Mail wird kein Ticket erstellt	Bitte vergewissern Sie sich vor dem erneuten Versand, dass der Auftrag vorhanden ist; durch den erneuten Versand werden fehlende Dokumente nicht erstellt.