Nutzen und lesen Sie den Backoffice-Kalender

Nutzen Sie den Kalender im Backoffice, um geplante Termine und Beginnzeiten einzusehen, Buchungen und Ressourcen zu überprüfen, Termine oder Verfügbarkeitseinträge anzulegen sowie saisonale Zeitraster zu aktivieren.

Wählen Sie eine Ansicht aus

Öffnen Sie den Kalender und nutzen Sie die Symbolleiste:

Veranstaltungen in der Agenda vorbereiten

Wählen Sie Agenda in der Symbolleiste des Kalenders und öffnen Sie bei einer Veranstaltung die Aufschlüsselung nach Preiskategorie. Für jede Preiskategorie sehen Sie die Spalten Gebucht, Reserviert und Gesamt. Gesamt ist die Summe aus gebuchten und reservierten Teilnehmenden, nicht die Kapazität der Veranstaltung. Preiskategorien, die kein Kontingent verbrauchen, sind ebenfalls enthalten und mit einem Informationssymbol gekennzeichnet.

Wählen Sie oberhalb der Agenda neben Aufschlüsselung nach Preiskategorie die Option Alle anzeigen, um alle Aufschlüsselungen zu öffnen, oder Alle ausblenden, um sie zu schließen. Anschließend können Sie einzelne Veranstaltungen nach Bedarf auf- oder zuklappen. Diese Aktionen gelten auch für weitere Agenda-Bereiche auf derselben Kalenderseite.

Die Auswahl bleibt beim Wechseln des Datums auf der Kalenderseite erhalten. Beim Neuladen oder Verlassen der Seite wird sie zurückgesetzt. Wenn keine Teilnehmerdaten verfügbar sind, wird bei der Veranstaltung keine Schaltfläche für die Aufschlüsselung angezeigt.

Das, was Sie sehen, im Vergleich zu dem, was Sie gestalten können

Der Kalender verfügt über zwei separate Filter. Diese sind nicht miteinander verknüpft.

Verwenden Sie Kalenderfilter, wenn Sie einen gezielten Zeitplan benötigen (beispielsweise für eine bestimmte Ressource oder ein bestimmtes Tag). Nutzen Sie die Filter in der Seitenleiste, wenn Sie wiederholt Termine anhand einer Untergruppe von Terminvorlagen erstellen.

Eine Kalenderansicht speichern oder wiederverwenden

1. Wählen Sie oben im Kalenderraster die Option Nach filtern aus.
2. Wählen Sie die Angebotsart, die Veranstaltungsvorlage, die Ressource, das Tag, den Veröffentlichungsstatus oder andere verfügbare Kriterien aus.
3. Wählen Sie Neue Ansicht erstellen, um diese Filter als benannte Ansicht zu speichern.
4. Wählen Sie den gespeicherten Ansichts-Chip später aus, um ihn erneut anzuwenden. Verwenden Sie Filter löschen, um nur die temporäre Filterüberlagerung zu entfernen.
5. Um eine vorhandene Ansicht zu aktualisieren, wählen Sie diese aus, passen Sie die Filter an und wählen Sie anschließend Speichern > In dieser Ansicht speichern. Verwenden Sie Neue Ansicht erstellen, wenn Sie die ursprüngliche Ansicht beibehalten möchten.

Kalenderlayouts (Spaltenanordnungen in der Tagesansicht) sind von diesen gespeicherten Ansichten unabhängig.

Vorlagen für Termine beim Anlegen über den Kalender filtern

1. Öffnen Sie die Auswahl der Veranstaltungsvorlagen über die Symbolleiste des Kalenders.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste die Option Nach filtern aus, um die Vorlagenliste einzugrenzen (Ressource, Tag, Veröffentlichungsstatus, Standort und zugehörige Kriterien).
3. Wählen Sie Neue Ansicht erstellen, um diese Vorlagenliste als benannte Ansicht zu speichern, oder Speichern > In dieser Ansicht speichern, wenn Sie eine bestehende Ansicht aktualisieren.
4. Diese gespeicherten Ansichten werden unter Dienste → Ereignisvorlagen bereitgestellt. Wenn Sie eine Ansicht an einer der beiden Stellen erstellen oder bearbeiten, wird die andere entsprechend aktualisiert.
5. Wählen Sie unter den Chips für gespeicherte Ansichten die Option Filter aus dem Kalender anwenden aus, wenn die Seitenleiste überlappende Kriterien aus dem aktuellen Kalenderfilter (beispielsweise dieselbe Ressource oder dieselben Tags) übernehmen soll. Hierbei handelt es sich um eine einmalige Übernahme; spätere Änderungen am Kalenderfilter führen nicht automatisch zu einer Aktualisierung der Seitenleiste.

Wählen Sie anschließend eine Vorlage aus und legen Sie die Startzeiten fest oder ziehen Sie diese auf das Raster. In der Seitenleiste wird das Ergebnis erläutert, bevor Sie fortfahren:

• Um eine Vorlage mit einem Zeitraster zu erstellen, wählen Sie „Hinzufügen … Startzeiten“. Dadurch wird das benannte Zeitraster aktualisiert, sodass alle Veranstaltungsvorlagen und Eintritte, die dieses Zeitraster verwenden, zu diesen Zeiten buchbar werden.
• Für eine Vorlage ohne Zeitraster wählen Sie „… eigenständige Ereignisse erstellen“. Für jeden ausgewählten Zeitpunkt wird ein separates Ereignis mit einer eigenen EV-Nummer erstellt.

Preise beim Erstellen eines Events hinzufügen

Wählen Sie im Formular zum Erstellen eines Events für jeden Preis eine Preiskategorie und einen Artikel. Mit Preis hinzufügen können Sie vor dem Erstellen weitere Kategorien wie Kind oder Ermäßigt aufnehmen. Wählen Sie Preis entfernen und bestätigen Sie mit Entfernen, um eine nicht benötigte Zeile aus dem Formular zu entfernen.

Fügen Sie eine Startzeit anstelle eines eigenständigen Termins hinzu

Wenn Sie in einem allgemeinen Formular „Veranstaltung erstellen“ eine gemusterte Veranstaltungsvorlage auswählen, warnt KORONA Event, dass durch das Speichern des Formulars eine separate, eigenständige Veranstaltung erstellt wird. Diese Veranstaltung wird nicht zu einem der Startzeitpunkte der Vorlage.

Wählen Sie die Aktion aus, die dem gewünschten Ergebnis entspricht:

Sie können eine Veranstaltungsvorlage auch unter Dienstleistungen → Veranstaltungsvorlagen öffnen und dort Startzeit hinzufügen auswählen. Geben Sie Datum und Uhrzeit ein, lesen Sie den Hinweis zum gemeinsamen Zeitraster durch und bestätigen Sie Ihre Eingabe. Verwenden Sie die Optionen Einzelveranstaltung erstellen oder Mehrere Einzelveranstaltungen erstellen auf dieser Seite ausschließlich für eigenständige Veranstaltungen.

Ein Ereignis oder eine Startzeit auslesen

Wählen Sie eine Veranstaltungskarte oder einen Startzeitpunkt aus, um die Uhrzeit, den Status, die Kapazität, die Kundenbuchungen, die Preise und die zugewiesenen Ressourcen einzusehen. Nutzen Sie die verfügbaren Links, um Teilnehmende, Bestellungen, eine bestehende Buchung oder Neu buchen zu öffnen.

Der Hinweis neben Neu buchen richtet sich nach dem Verkaufszeitraum des Backoffice-Vertriebskanals, der für Ihren Benutzer ausgewählt ist. Wenn dieser Verkaufszeitraum noch nicht begonnen hat oder bereits beendet ist, bleibt Neu buchen verfügbar und der Detaildialog zeigt den jeweiligen Grenzzeitpunkt als Information an. Wenn Sie fortfahren, gelangen Sie in den normalen Buchungsablauf. Prüfen Sie dort die Angaben und bestätigen Sie die Buchung. KORONA Event wendet vor dem Speichern die aktuellen Bestätigungs- und Validierungsregeln an.

Der Kalender kann sowohl veröffentlichte als auch unveröffentlichte Einträge anzeigen. Ein Eintrag, der für Mitarbeiter sichtbar ist, ist nicht zwangsläufig für Kunden buchbar. Bitte überprüfen Sie den Veröffentlichungsstatus, den Ausblendungsstatus, Preise, Vertriebskanäle, Verkaufszeiträume, Kapazitäten und Ressourcen, bevor Sie die Sichtbarkeit im Kalender als Verfügbarkeit für Kunden betrachten.

In der Ansicht Ressourcen werden Reservierungen und die Verfügbarkeit in jeder Ressourcenzeile angezeigt. Ein nicht verfügbarer Zeitraum bedeutet, dass die Ressource zu diesem Zeitpunkt nicht zugewiesen werden kann; bestehende Reservierungen erfordern möglicherweise noch eine manuelle Nachverfolgung.

Auf die Warnung für eine fehlende Startzeit reagieren

Ein erstelltes On-Demand-Event kann im Kalender bestehen bleiben, nachdem das Zeitraster seiner Eventvorlage diese Startzeit nicht mehr erzeugt. KORONA Event hebt die Eventkarte und den Detaildialog mit Startzeit fehlt im Zeitraster hervor.

1. Wählen Sie das hervorgehobene Event aus und prüfen Sie Eventvorlage, Zeitraster, Datum und Startzeit.
2. Wenn die Startzeit wieder über die Eventvorlage verfügbar sein soll, wählen Sie in der Warnung Startzeit wieder hinzufügen. KORONA Event fügt das genaue Datum und die genaue Uhrzeit des Events dem zugewiesenen Zeitraster hinzu.
3. Beachten Sie, dass auch andere Eventvorlagen und Eintritte mit demselben Zeitraster zu dieser Zeit buchbar werden können. Kopieren Sie zuerst das Zeitraster und weisen Sie die Kopie zu, wenn nur diese Eventvorlage geändert werden soll.
4. Wenn die Startzeit geschlossen bleiben soll, prüfen Sie vorhandene Vorgänge und archivieren Sie das erstellte Event, sobald es aus dem Kalender verschwinden soll. Buchen Sie Vorgänge bei Bedarf separat um, stornieren oder erstatten Sie sie und informieren Sie die Kunden.
5. Prüfen Sie den vorgesehenen Vertriebskanal, bevor Sie weitere Buchungen annehmen.

Aktive Perioden auslesen

In der Tagesüberschrift wird Aktive Perioden angezeigt. Dabei handelt es sich um benannte Zeitrasterperioden, die gruppierte Startzeitregeln für das jeweilige Datum hinzufügen, ersetzen oder abziehen.

Wählen Sie Aktive Perioden bearbeiten, um das ausgewählte Datum zu ändern. Verwenden Sie Auf Datumsbereich anwenden für Hochsaison, Nebensaison, Feiertage oder andere mehrtägige Zeitpläne.

Wählen Sie die richtige Methode, um die Zeit zu blockieren oder zu ändern

Bitte nutzen Sie die ausführlichen Anleitungen zu Ressourcenblöcken, Zeitrastern, Zeitrasterperioden, die Aussetzung des Online-Verkaufs, Ausblenden oder Archivieren eines Angebots und die Verlagerung einer Bestellung, bevor Sie die Änderung vornehmen.

Mit nicht verfügbaren Ressourcenzeiten arbeiten

Benannte Einträge mit dem Status Nicht verfügbar erscheinen im Kalender, ohne dass Sie die jeweilige Ressource unter Filtern nach auswählen müssen. Filter für Ressourcen, Ressourcentypen, Ressourcenkonfigurationen und Ressourceneigenschaften grenzen diese Einträge ein. Reine Eventfilter, etwa für Tags oder den Veröffentlichungsstatus, blenden sie nicht aus. Wählen Sie einen Eintrag aus, um die Ressourcensperre anzuzeigen oder zu bearbeiten.

Öffnen Sie in den normalen Kalenderansichten Filtern nach und verwenden Sie im Abschnitt Anzeige die Option Nichtverfügbarkeit von Ressourcen anzeigen. Sie ist standardmäßig aktiviert und zeigt benannte Sperren wie Wartung oder Urlaub innerhalb der geltenden Ressourcen- und Datumsfilter. Deaktivieren Sie die Option, wenn Sie sich auf Events konzentrieren möchten. Die Verfügbarkeitsprüfungen bleiben auch bei ausgeblendeten Hinweisen aktiv.

Wenn die Hinweise ausgeblendet sind, erscheint neben den aktiven Filtern die Markierung Nichtverfügbarkeit von Ressourcen ausgeblendet. Entfernen Sie diese Markierung oder aktivieren Sie Nichtverfügbarkeit von Ressourcen anzeigen erneut, um die Hinweise anzuzeigen und eine Ressourcensperre zu öffnen.

Der Kalender merkt sich Ihre Auswahl für den nächsten Besuch. Wenn Sie ein Kalenderlayout speichern oder aktualisieren, wird diese Auswahl ebenfalls gespeichert und beim Auswählen des Layouts wiederhergestellt. Bestehende Layouts zeigen die Hinweise standardmäßig an. Die Zeitleistenansichten unter Ressourcen zeigen weiterhin die Verfügbarkeit und bieten diese Anzeigeoption nicht an.

Der Kalender behandelt nicht verfügbare Zeiten je nach Ursache unterschiedlich:

• Falls keine Stunden mit dem Status Verfügbar den ausgewählten Zeitraum abdecken, öffnet der Kalender einen Erstellungsdialog ausschließlich für Verfügbarkeitseinträge. Erstellen Sie einen Eintrag mit dem Status Verfügbar, wenn Sie diesen Zeitraum bewusst freigeben möchten.
• Falls eine gefilterte Ressource den Konflikt verursacht, wählt und sperrt der Dialog diese Ressource. Falls mehrere Ressourcen den Konflikt verursachen, wählen Sie die Ressource aus, die Sie freigeben möchten; der Dialog zeigt nur die betroffenen Ressourcen an.
• Falls bereits ein expliziter Eintrag mit dem Status Nicht verfügbar vorhanden ist, wählen Sie diesen Eintrag aus und bearbeiten oder löschen Sie ihn. Ein sich überschneidender Eintrag mit dem Status Verfügbar kann ihn nicht aufheben.
• Events können nicht in nicht verfügbaren Ressourcenzeiten erstellt, dorthin verschoben oder in diese Zeiten verlängert werden.

Dieses Verhalten gilt in den normalen Kalenderansichten sowie in den Tages- und Wochenansichten unter Ressourcen. Bestehende Events und Buchungen bleiben zur Nachverfolgung sichtbar.

Im Kalender entfernen oder archivieren

Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Eventkarte oder Startzeit, um die Aktionsbuttons zu öffnen, oder wählen Sie die Karte aus, um den Detaildialog zu öffnen.

Wenn kein anderes Angebot das Zeitraster verwendet, zeigt KORONA Event keinen Warnhinweis zu weiteren betroffenen Angeboten. Bei einem gemeinsam verwendeten Zeitraster listet der Dialog die anderen betroffenen Angebote auf, auf die Sie zugreifen können. Außerdem zeigt er die Anzahl weiterer betroffener Angebote, die aufgrund Ihrer Berechtigungen ausgeblendet sind. Prüfen Sie diesen Umfang, bevor Sie fortfahren.

Das Stornieren eines Vorgangs entfernt ein erstelltes Event nicht. Wenn dieses Vorkommen aus dem Kalender verschwinden soll, archivieren Sie das Event.

Eine Ressource im Kalender sperren

1. Wählen Sie in der Kalender-Symbolleiste die Option Ressourcen aus.
2. Ziehen Sie den Mauszeiger über den betreffenden Zeitbereich in der Zeile der Ressource.
3. Öffnen Sie die Registerkarte Verfügbarkeit.
4. Wählen Sie die Ressource aus, geben Sie einen eindeutigen Namen ein und setzen Sie die Verfügbarkeit auf Nicht verfügbar.
5. Wählen Sie die Regel Wiederholungen aus und klicken Sie auf Erstellen.
6. Überprüfen Sie die bestehenden Zuweisungen im Sperrzeitraum; durch die Sperrung werden diese nicht entfernt.

Eine Startzeit entfernen

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die offene Startzeit im Kalender und wählen Sie Startzeit entfernen, oder wählen Sie die Startzeit aus und verwenden Sie Startzeit entfernen im Detaildialog.
2. Wenn ein Warnhinweis zu gemeinsam betroffenen Angeboten erscheint, prüfen Sie deren Anzahl und Liste. Wenn Sie nur das ausgewählte Angebot ändern möchten, duplizieren Sie zuerst das Zeitraster und weisen Sie die Kopie diesem Angebot zu.
3. Bestätigen Sie mit Offenen Termin entfernen oder bei einem gemeinsam verwendeten Zeitraster mit Offenen Termin aus allen betroffenen Angeboten entfernen. Wenn sich die Auswirkungen bei geöffnetem Dialog ändern, lädt KORONA Event sie zur erneuten Prüfung neu.
4. Schauen Sie im öffentlichen Shop nach.

Durch das Entfernen einer Startzeit wird der vom Zeitraster erzeugte offene Termin entfernt. Betroffene Eintritte nehmen zu dieser Startzeit keine neuen Buchungen mehr an, bestehende Buchungen bleiben jedoch unverändert. Prüfen Sie diese Buchungen und buchen Sie sie bei Bedarf um, stornieren Sie sie oder kontaktieren Sie die Kunden. Abhängig von Verkaufseinstellungen und Kapazität kann ein bereits erstelltes Event weiterhin buchbar sein. Archivieren Sie das Event separat, wenn es nicht mehr verfügbar sein soll.

Die Erfolgsmeldung Startzeit erfolgreich entfernt bietet kein Rückgängig machen an. Wenn Sie die Startzeit später wiederherstellen möchten, prüfen Sie zunächst die Eventvorlagen und Eintritte, denen das Zeitraster aktuell zugewiesen ist. Öffnen Sie dann Zeitraster, wählen Sie das Zeitraster aus, klappen Sie Entfernte Startzeiten auf, entfernen Sie den passenden Eintrag für Datum und Uhrzeit und wählen Sie Aktualisieren, um das aktuelle Zeitraster zu speichern.

Ein Event aus dem Kalender archivieren

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das erstellte Event und wählen Sie Event archivieren, oder wählen Sie das Event aus und klicken Sie auf Archivieren.
2. Lesen Sie die Bestätigung. Es wird nur dieses Event-Vorkommen archiviert.
3. Wenn das Event bereits Buchungen hat, stornieren oder buchen Sie diese Vorgänge separat um und informieren Sie die Kunden bei Bedarf.
4. Bestätigen Sie mit Archivieren.

Erwartetes Ergebnis

Die Mitarbeiter können den Zeitplan und den Buchungsstatus auswerten, Ressourcenkonflikte aufdecken, aktive Saisonzeiten ermitteln, bei Bedarf die Filter für die Kalenderansicht und die Filter für die Erstellung von Eventvorlagen getrennt verwalten sowie die kleinste zulässige Änderung für eine Schließung vornehmen, ohne dabei unbeabsichtigt nicht betroffene Angebote oder bestehende Buchungen zu verändern.

Fehlerbehebung

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