Richten Sie ein neues KORONA Event-Konto ein

Nutzen Sie diese Anleitung für die Ersteinrichtung eines KORONA Event-Kontos. Sie enthält eine empfohlene Vorgehensweise sowie Links zu detaillierten Anleitungen für jeden einzelnen Schritt.

Halten Sie den Shop für die Öffentlichkeit gesperrt und die Angebote verborgen, bis die kundenbezogenen Inhalte und die Einstellungen für den Start bereit sind.

Bevor Sie beginnen

Vorbereitung:

• der offizielle Name Ihrer Organisation, die Anschrift, die Kontaktdaten für Kunden sowie die Zeitzone
• die Personen, die Zugriff auf das Backoffice benötigen, und die Aufgaben, die jeder Einzelne ausführen darf
• für Ihren Markt freigegebene Rechtstexte
• die Zugangsdaten des Zahlungsanbieters und die Zahlungsarten, die Sie akzeptieren möchten
• die erste Dienstleistung, die Sie anbieten werden, einschließlich Zeitplan, Kapazität, Preise und Vertriebskanäle
• Ihre Shop-Domain, Ihr Logo, Ihre Farben, Ihre Felder für Kunden und die Sprachen, in denen Ihr Shop verfügbar ist

Sie benötigen die Berechtigung eines Kontoadministrators. Für die Zahlungsdaten und die Einstellungen von KORONA.studio ist möglicherweise ein Kollege erforderlich, der Zugriff auf diese Systeme hat.

Wenn dieses Konto dupliziert wurde

Ein kopiertes Konto wird zunächst im Testmodus gestartet. Bevor Sie dessen Integrationen oder automatisierte Kommunikationsfunktionen nutzen:

• Konfigurieren Sie die Anmeldedaten des Zahlungsanbieters und die benutzerdefinierten SMTP-Einstellungen für das neue Konto neu. Die Anmeldedaten für die Verbindung zum Anbieter und die Webhook-Kennungen werden nicht beibehalten. Die benutzerdefinierte SMTP-Funktion ist zunächst deaktiviert; für E-Mails kann weiterhin der Absender der Plattform verwendet werden.
• Überprüfen Sie die kopierten Webhook-URLs, Header und Filter, konfigurieren Sie das neue Signatur-Secret im empfangenden System und aktivieren Sie anschließend die benötigten Endpunkte.
• Öffnen Sie die archivierten geplanten E-Mails. Überprüfen Sie deren Inhalt, den Versandzeitpunkt, die verknüpften Angebote und die Abonnementbeschränkungen, bevor Sie sie wiederherstellen. Zielgruppenbeschränkungen bleiben erhalten, Kundenmitgliedschaften und externe Abonnement-Identifikatoren werden jedoch nicht kopiert.
• Fügen Sie die E-Mail-Adressen der betreffenden Mitarbeiter zu den Ressourcen hinzu, bevor Sie Zuweisungsnachrichten oder Anfragen versenden.
• Abonnieren Sie gespeicherte Filter erneut, wenn Sie Benachrichtigungen benötigen. Gespeicherte Filterdefinitionen werden kopiert, Benachrichtigungsabonnements und Kalender-Feeds jedoch nicht.

Die KORONA-Verbindungen richten sich nach der bei der Duplizierung getroffenen Auswahl. Im Testmodus werden nicht alle E-Mails unterdrückt; verwenden Sie daher bei der Überprüfung der Kommunikation die vorgesehenen Testempfänger.

1. Legen Sie die Kontoidentität, die Sprache und die Zeitzone fest

Bitte nehmen Sie die Einstellungen für Kontosprache, Zeitzone und Kontaktdaten vor, bevor Sie datierte Angebote erstellen. Die Zeitzone des Kontos bestimmt die Startzeiten von Veranstaltungen, Verkaufszeiträume, Tickets, E-Mails, Berichte und verbundene Systeme.

Bitte überprüfen Sie die Sprache des Unternehmens, die Sprachen der internationalen Shops, die Rechnungsadresse, die E-Mail-Adresse des Kunden, die Telefonnummer, die Website sowie die Links zu den sozialen Netzwerken.

2. Benutzer einladen und Zugriffsrechte zuweisen

Befolgen Sie die Anweisungen unter Einen Benutzer einladen und dessen Rolle auswählen. Weisen Sie jeder Person die für ihre tägliche Arbeit erforderlichen Mindestzugriffsrechte zu und stellen Sie anschließend sicher, dass mindestens ein weiterer Administrator das Konto betreuen kann.

Ressourcennutzer wie Reiseleiter oder Kursleiter nutzen den Workflow für Ressourcennutzer anstelle der üblichen Backoffice-Einladungen. Sie können eine Anfrage über den darin enthaltenen E-Mail-Link ohne Anmeldung beantworten; der Zugriff per Anmeldung ist nur dann erforderlich, wenn sie auch das Ressourcen-Dashboard oder den Kalender benötigen.

3. Überprüfen Sie die angeschlossenen Systeme

Die KORONA Event-Unterstützung stellt vor der Übergabe des Kontos eine Verbindung zu Ökosystem-Modulen wie KORONA.studio her. Öffnen Sie Verwaltung > Integrationen und überprüfen Sie die erwarteten Verbindungen sowie den letzten Synchronisierungsstand, bevor Sie Daten in KORONA Event duplizieren.

KORONA.studio verwaltet gemeinsame E-Commerce-Konfigurationen wie Produkte, Preise, Kassendaten und Gutschein-Einstellungen. KORONA Event ergänzt diese um ereignisspezifische Terminplanung und kundenorientierte Inhalte. Befolgen Sie die Anleitung Überprüfen Sie die KORONA.studio-Verbindung, bevor Sie Angebote konfigurieren, die auf Studio-Daten basieren.

Falls Sie ein externes Buchungs- oder Eintrittsverwaltungssystem nutzen, klären Sie bitte, welches System für Buchungen Die Reservierung eines oder mehrerer Angebote für eine Kundin oder einen Kunden. In KORONA Event wird sie durch einen Vorgang mit Leistungen, Teilnehmenden, Zahlungsstatus und Dokumenten dargestellt., Zahlungen, Rückerstattungen, Eintrittskarten und Aktualisierungen zuständig ist. Halten Sie diese Zuständigkeiten für die Support-Mitarbeiter fest.

4. Rechtstexte hinzufügen und Zahlungen konfigurieren

Fügen Sie die erforderlichen Bedingungen, Datenschutzhinweise, Informationen zum Widerrufsrecht und sonstige rechtliche Hinweise über Rechtstexte vor dem Start hinzufügen hinzu.

Folgen Sie anschließend dem Link Übersicht zur Zahlungseinrichtung. Bestätigen Sie den Anbieter, die Anmeldedaten, den Live- oder Testmodus, die Zahlungsmethoden, die Zuständigkeit für Rückerstattungen sowie die Person, die die Auszahlungen des Anbieters abstimmt.

Wählen Sie vor der Ankündigung des Verkaufs den vorgesehenen Live-Anbieter und die Zahlungsarten aus. Legen Sie fest, wer für Erstattungen und den Zahlungsabgleich zuständig ist.

5. Wählen Sie die erste Angebotsart aus

Wählen Sie vor der Erstellung des Angebots zwischen einer Veranstaltung, einer Eventvorlage, einem Eintritt, einem Produkt und einem Gutschein aus.

Zu den gängigen Optionen gehören:

Diese Entscheidung wirkt sich auf die Terminplanung, die Kapazitäten, die Kundenauswahl, die Berichterstellung und die spätere Wartung aus; treffen Sie sie daher, bevor Sie Preise festlegen oder Shop-Seiten erstellen.

6. Erstellen Sie das Angebot, den Zeitplan und die Kapazität

Um einen festen Termin festzulegen, folgen Sie dem Link Ein verkaufsfähiges Event erstellen.

Für wiederkehrende Termine befolgen Sie bitte die Anleitungen unter Eventvorlage erstellen und Zeitraster erstellen. Fügen Sie Zeitrasterperioden hinzu, wenn für die Hochsaison, die Nebensaison, Feiertage oder einen anderen Zeitraum ein Zeitplan erforderlich ist, der als Einheit aktiviert werden kann.

Sollten Personal, Räumlichkeiten, Fahrzeuge oder Ausrüstung den Umsatz einschränken, schaffen Sie die entsprechenden Ressourcen und nutzen Sie die Funktion Veranstaltungskapazität anhand von Ressourcen begrenzen.

7. Preise festlegen und Standardwerte für den Verkauf überprüfen

Pflegen Sie die Preise für kommerzielle Produkte in KORONA.studio, synchronisieren Sie diese und weisen Sie anschließend in KORONA Event kundenfreundliche Preiskategorien und Mengenbeschränkungen zu. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer, der einen Platz einnimmt – einschließlich Säuglinge, Kleinkinder, Begleitpersonen oder Inhaber von Freikarten –, ein Produkt nutzt, das die Kapazität reduziert.

Neue Angebote stehen allen konfigurierten Verkaufspunkten zur Verfügung und nutzen standardmäßig die gesamte verbleibende Kapazität des Angebots. Ändern Sie die Regeln für die Vertriebskanäle nur dann, wenn Sie einen Verkaufsstart oder -ende festlegen müssen, bestimmte Verkaufspunkte einschränken möchten oder einen Teil der Kapazität für den Verkauf am Schalter reservieren müssen.

Lesen Sie den Artikel So funktionieren Vertriebskanäle und Sichtbarkeit, bevor Sie Fehlerbehebungsmaßnahmen für ein Angebot durchführen, das in einem Kanal angezeigt wird, in einem anderen jedoch nicht.

8. Konfigurieren Sie die Kommunikation zwischen Shop und Kunden

Befolgen Sie die Anleitung unter Ihren Online-Shop konfigurieren, um das Branding, die Seiten, die Inhalte des Page-Builders, die Felder im Checkout, die Darstellung des Kalenders und der Zeitfenster, die rechtlichen Hinweise sowie den Zugriff während der Testphase einzurichten.

Überprüfen Sie die automatischen E-Mail-Vorlagen, Ticket-PDFs und die dem Angebot zugewiesenen geplanten Mitteilungen. Verwenden Sie eine kundenorientierte Sprache und lassen Sie die unterstützten Platzhalter unverändert.

9. In Betrieb nehmen

Führen Sie eine Überprüfung der Betriebsbereitschaft durch. Entfernen Sie den ausschließlich für Mitarbeiter bestimmten Zugang zum Shop sowie die verborgenen Angebotsstatus erst, wenn die Konfiguration bereit ist. Stellen Sie den Kassierern, dem Einlasspersonal, dem Support und der Finanzabteilung die erforderlichen Arbeitsabläufe zur Verfügung, bevor die Kunden eintreffen.

Erwartetes Ergebnis

Das Konto weist die korrekten Identitätsdaten und die richtige Zeitzone auf, die Mitarbeiter verfügen über die entsprechenden Zugriffsrechte, für Zahlungen und Integrationen sind klare Verantwortlichkeiten festgelegt, und das erste Angebot ist für die vorgesehenen Verkaufskanäle konfiguriert.

Fehlerbehebung

Bei einem fehlenden Angebot führen Sie bitte die in Fehlerbehebung bei einem im Shop fehlenden Angebot beschriebenen Überprüfungen der Nachweise durch.

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