Wie Vorgänge, Zahlungen, Rechnungen und Tickets zusammenhängen
- Availability
- Beta
Verwenden Sie diese Option, wenn ein Vorgang zwar als bezahlt, aber nicht verbucht erscheint, als verbucht, aber noch nicht bezahlt ist, wenn Tickets fehlen, wenn auf eine Rückerstattung gewartet wird oder wenn das Versenden eines Zahlungslinks gesperrt ist.
KORONA Event trennt den Betriebsstatus vom Finanzstatus. Überprüfen Sie beide, bevor Sie Dokumente erneut versenden, Tickets ausstellen, Stornierungen vornehmen, Rückerstattungen gewähren oder einem Kunden mitteilen, dass der Vorgang abgeschlossen ist.
Die vier Landesgruppen
| Staatliche Gruppe | Was Ihnen dies verrät | Was dies nicht beweist |
|---|---|---|
| Vorgangsstatus | Ob es sich um einen neuen, angeforderten, reservierten, gebuchten, stornierten oder abgelaufenen Vorgang handelt. | Ob Geld eingegangen ist oder zurückerstattet wurde. |
| Zahlungsstatus | Ob für den Vorgang noch eine Zahlung aussteht, eine Rückerstattung erforderlich ist, beides erforderlich ist oder der Vorgang bereits beglichen ist. Einzelne Zahlungsversuche können zudem noch ausstehen oder fehlgeschlagen sein; diese beziehen sich auf den Zahlungsvorgang, nicht auf den Vorgang selbst. | Ob Tickets ausgestellt wurden oder ob der Kunde Zutritt erhält. |
| Rechnungsstatus | Ob eine Rechnung vorliegt, beglichen werden muss, bezahlt ist, eine Rückerstattung erfordert oder zurückerstattet wurde. | Ob die Buchung operativ aktiv bleiben soll. |
| Ticketstatus | Ob Tickets oder Gutscheine vorhanden sind und für den Eintritt oder die Einlösung verwendet werden können. | Ob die Rechnung korrekt ist oder ob der Zahlungsdienstleister den Betrag bereits beglichen hat. |
Vorgangsstatus
Vorgangstatus
Der Vorgangstatus beschreibt den betrieblichen Fortschritt; Zahlungs- und Rechnungsstatus werden getrennt gelesen.
| Option | Was sie bewirkt | Wann sie sinnvoll ist | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Neu | Kennzeichnet einen offenen oder noch nicht fortgeschrittenen Vorgang. | Während ein Vorgang erstellt oder vor Anfrage, Reservierung oder Buchung geprüft wird. | Vor Zahlungslinks oder Dokumenten prüfen. |
| Angefragt | Erfasst eine Kundenanfrage, die auf Prüfung oder eine spätere Aktion wartet. | Wenn die Buchung nicht automatisch bestätigt werden darf. | Nicht als endgültige Buchung behandeln. |
| Reserviert | Hält Kapazität bis zu einer Frist oder nächsten Aktion. | Für vorübergehende Platzhalter und spätere Zahlung. | Die Reservierung kann ablaufen und Kapazität freigeben. |
| Abgelaufen | Kennzeichnet eine Anfrage oder Reservierung nach Ablauf der zulässigen Frist. | Wenn der Vorgang seinen bisherigen Platz im Ablauf nicht mehr hält. | Prüfen Sie, ob später ein Ersatzvorgang abgeschlossen wurde. |
| Gebucht | Bestätigt den Vorgang betrieblich. | Wenn die ausgewählten Angebote als Buchung angenommen sind. | Gebucht bestätigt weder Zahlung noch Ticketerstellung. |
| Storniert | Beendet den betrieblichen Vorgang. | Nach einem genehmigten Stornierungsablauf. | Zahlung, Erstattung, Rechnung, Kapazität und Kommunikation können weitere Schritte erfordern. |
Zahlungsstatus von Vorgängen
Zahlungsstatus des Vorgangs
Der Zahlungsstatus fasst zusammen, ob noch Geld fällig, ausgeglichen oder zu erstatten ist.
| Option | Was sie bewirkt | Wann sie sinnvoll ist | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Zahlung benötigt | Zeigt einen noch zu zahlenden Betrag. | Für Vorgänge mit Zahlungsnachverfolgung oder verfügbarer Zahlungsaktion. | Vor dem Zahlungslink Rechnungsstatus und offene Posten prüfen. |
| Erstattung benötigt | Zeigt, dass Geld zurückzuzahlen oder eine Erstattung nachzuverfolgen ist. | Zur Übergabe in den Erstattungsprozess. | Der Status beweist nicht den Geldeingang beim Kunden. |
| Zahlung und Erstattung benötigt | Zeigt zugleich einzuziehende und zu erstattende Beträge. | Für gemischte Finanzkorrekturen mit manueller Prüfung. | Prüfen Sie die Rechnungsdetails; die Beträge heben sich nicht automatisch auf. |
| Erledigt | Zeigt auf Vorgangsebene keine verbleibende Zahlungs- oder Erstattungsdifferenz. | Als finanzielles Abschlusssignal auf Vorgangsebene. | Für Finanzdetails weiterhin Rechnungen und Provider-Abrechnung prüfen. |
Zahlungsstatus von Rechnungen
Zahlungsstatus der Rechnung
Der Rechnungszahlungsstatus beschreibt ausstehende Zahlungs- oder Erstattungsschritte für eine Rechnung.
| Option | Was sie bewirkt | Wann sie sinnvoll ist | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Zahlung benötigt | Zeigt, dass die Rechnung noch bezahlt werden muss. | Beim Einziehen einer offenen Rechnung über eine verfügbare Zahlungsaktion. | Ein Zahlungslink ist nur vorhanden, wenn Rechnung und Provider ihn unterstützen. |
| Erstattung benötigt | Zeigt eine erforderliche Erstattung oder Nachverfolgung. | Für Rechnungen, die in den Erstattungsprozess müssen. | Die Provider-Transaktion kann noch ausstehen oder manuelle Bearbeitung benötigen. |
| Erstattet | Kennzeichnet die Rechnung als erstattet. | Nach dokumentiertem Abschluss des Erstattungsablaufs. | Bei Rückfragen Provider und Kundeneingang prüfen. |
| Bezahlt | Erfasst die Zahlung der Rechnung. | Wenn der Rechnungsbetrag bezahlt oder bewusst als bezahlt markiert wurde. | Bezahlt bestätigt weder Buchung noch Ticketerstellung. |
Ticketstatus
Ticketstatus
Der Ticketstatus zeigt, ob ein Ticket bereit, nutzbar, verbraucht, eingeschränkt oder ungültig ist.
| Option | Was sie bewirkt | Wann sie sinnvoll ist | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Ausstehend | Zeigt, dass Aktivierung oder endgültiger Ticketstatus noch nicht abgeschlossen ist. | Während auf Ticketerstellung oder Synchronisierung gewartet wird. | Eintritt erst zusagen, wenn das Ticket aktiv oder von der Quelle bestätigt ist. |
| Aktiv | Zeigt ein aktuell gültiges Ticket für die konfigurierte Berechtigung. | Als normalen Status für ein einlassbereites Ticket. | Datum, Zeit, Berechtigung und Doppel-Scan-Regeln können den Einlass beeinflussen. |
| Verwendet | Zeigt, dass die nutzbare Berechtigung bereits verbraucht wurde. | Zur Prüfung eines wiederholten oder doppelten Eintrittsversuchs. | Vor einer Übersteuerung die Scan-Historie prüfen. |
| Abgelaufen | Zeigt ein Ticket außerhalb seines Gültigkeitszeitraums. | Wenn die konfigurierte Gültigkeit beendet ist. | Vor Ablehnung Event- oder Eintrittsdatum prüfen. |
| Gesperrt | Verhindert die Nutzung, solange eine Sperre aktiv ist. | Wenn eine betriebliche oder externe Regel den Eintritt blockiert. | Sperrgrund und zuständiges System vor Änderungen prüfen. |
| Storniert | Zeigt ein storniertes und nicht mehr gültiges Ticket. | Nach Stornierung des Tickets oder der zugehörigen Position. | Prüfen Sie, ob ein Ersatzticket ausgestellt wurde. |
| Unbekannt | Zeigt, dass kein verlässlicher Ticketstatus ermittelt werden kann. | Als Signal zur Prüfung von Quelle, Synchronisierung und Scan-Historie. | Gültigkeit nicht ohne Prüfung des Quellsystems annehmen. |
So lesen Sie einen typischen Vorgang
- Beginnen Sie mit dem Vorgangsstatus in der Übersicht des Vorgangs.
- Prüfen Sie, ob der Vorgang offene Posten enthält.
- Öffnen Sie Dokumente, wenn es um finanzielle Angelegenheiten geht.
- Prüfen Sie, ob Zahlungsaktionen wie Zahlung einleiten, Zahlungslink kopieren oder Zahlungslink per E-Mail senden verfügbar sind.
- Öffnen Sie Teilnehmende oder die Dokument-Downloads, wenn es um Einlass, Eintrittskarten, Gutscheine oder Personalisierung geht.
- Öffnen Sie den Verlauf, wenn Sie nachverfolgen möchten, wie der Vorgang seinen aktuellen Status erreicht hat.
Zustandskombinationen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern
| Was Sie sehen | Was dies in der Regel bedeutet | Nächste Überprüfung ohne Beanstandungen |
|---|---|---|
| Gebuchter Vorgang mit offener Rechnung | Die Buchung ist zwar bereits erfolgt, doch die Zahlung muss noch nachverfolgt werden. | Überprüfen Sie die offenen Posten, den Rechnungsstatus und die verfügbaren Aktionen über den Zahlungslink. |
| Bezahlte Rechnung mit fehlenden Belegen | Der Finanzbericht scheint vollständig zu sein, doch die Erstellung von Dokumenten oder Tickets ist möglicherweise noch nicht abgeschlossen. | Bitte überprüfen Sie den Bereich Teilnehmende, die Ticket-Downloads, die Produkte und den Verlauf des Vorgangs, bevor Sie die E-Mail erneut versenden. |
| Vormerkung mit Frist | Die Reservierung gilt nur bis zum Ablauf der Frist für die Reservierung bzw. für unbezahlte Vorgänge. | Bitte überprüfen Sie die Frist, bevor Sie dem Kunden versichern, dass die Plätze noch reserviert sind. |
| Stornierter Vorgang mit Zahlungseingang | Der Vorgang ist operativ abgeschlossen, doch möglicherweise ist noch eine Rückerstattung oder eine buchhalterische Korrektur erforderlich. | Bitte überprüfen Sie den Rechnungsstatus, die Rückerstattungskennzeichen und den Finanzablauf, bevor Sie die Leistungen bearbeiten. |
| Zahlungsfehler bei einem erstellten Vorgang | Möglicherweise hat der Kunde den Checkout gestartet, ohne die Zahlung abzuschließen. | Prüfen Sie, ob der Vorgang noch zur Zahlung ansteht, abgelaufen ist, automatisch storniert wurde oder durch einen anderen Vorgang ersetzt wurde. |
| Rückerstattung erforderlich | Eine Rückerstattung oder eine weitere Rückerstattungsmaßnahme wird erwartet, doch möglicherweise hat der Kunde das Geld noch nicht zurückerhalten. | Überprüfen Sie den Status der Rechnung, den Status des Zahlungsanbieters und die Zuständigkeiten Ihres Teams im Zusammenhang mit Rückerstattungen. |
Wenn eine Online-Zahlung zu lange dauert
Ein nicht abgeschlossener Checkout reserviert Plätze nicht auf unbestimmte Zeit. KORONA Event überprüft den Zahlungsanbieter, bevor eine überfällige, berechtigte Online-Buchung storniert wird. Wird die Zahlung zuerst bestätigt, bleibt die Buchung bestehen. Tritt die Stornierung zuerst in Kraft, werden die Plätze freigegeben, und die Zahlungsprüfung wird unabhängig davon fortgesetzt.
Die Authentifizierung des Kunden stellt keine Bestätigung dafür dar, dass der Betrag eingezogen wurde. Eine Erfolgsmeldung der Bank, eine Vorgangsnummer oder eine vorläufige Bankautorisierung allein bestätigen die Buchung noch nicht.
Bei einer stornierten Buchung kann weiterhin angezeigt werden, dass eine Zahlung oder Erstattung geprüft wird. Eine nach der Stornierung bestätigte Zahlung wird zurückerstattet, ohne dass die Buchung wieder geöffnet oder Tickets ausgestellt werden. Falls der Anbieter eine Erstattung nicht bestätigen kann, muss das Personal den Vorgang prüfen, bevor ein weiterer Erstattungsversuch unternommen wird. Versichern Sie nicht, dass das Geld eingegangen ist, bis der Anbieter das Ergebnis bestätigt hat.
Sollte eine Kartenzahlung bestätigt werden, während ein Gutschein noch nicht abgewickelt ist, dürfen Kunden nicht erneut bezahlen. Der ursprüngliche Gutschein wird erst abgeglichen, bevor der Vorgang abgeschlossen werden kann.
Zurück zum Warenkorb während des Bezahlvorgangs
Kunden, die zum Warenkorb zurückkehren, können einen berechtigten, noch nicht bezahlten Checkout bearbeiten oder die Option Warenkorb leeren auswählen, um die Artikel zu entfernen und die reservierten Plätze freizugeben. Das Leeren eines noch nicht bezahlten Warenkorbs führt nicht zu einer Erstattung. Vorgänge, die bereits bezahlt wurden oder vor der Stornierung zu verbindlichen Buchungen geworden sind, unterliegen dem üblichen Verfahren der Stornierung des Veranstalters.
Solange eine Zahlung noch nicht abgeschlossen ist, bleiben die Artikel im Warenkorb sichtbar und eine weitere Zahlung wird verhindert. Über „Zahlungsstatus anzeigen“ wird die bestehende Zahlung geöffnet. Über „Zurück zum Warenkorb“ gelangt der Kunde zurück, ohne den Warenkorb zu verlieren.
Nachdem die Stornierung eines Vorgangs bestätigt wurde, kann der Kunde einen neuen Kauf tätigen. Eine Stornierungsbestätigung bedeutet nicht, dass der Betrag bereits auf dem Konto des Kunden eingegangen ist. Bei einer verspäteten Stornierung oder Erstattung nutzen Sie bitte die angezeigten Kontaktdaten des Veranstalters.
Was Kunden beim Online-Bezahlen sehen
Auf Seiten mit ausstehenden und fehlgeschlagenen Zahlungen wird unterhalb der Zahlungsanleitung die Bestellreferenz angezeigt. Kunden können diese angeben, wenn sie sich an den Händler wenden, damit der Vorgang gefunden werden kann. Diese Referenz gilt nicht als Zahlungsnachweis. Kunden, die auf eine Zahlungsbestätigung warten, sollten die Zahlungsseite geöffnet lassen und abwarten, bis sie aktualisiert wird, bevor sie erneut bezahlen oder einen weiteren Kauf tätigen. Eine längere Wartezeit allein bedeutet nicht, dass die Zahlung fehlgeschlagen ist.
Falls die Zahlung nicht abgeschlossen wurde, führt die Option „Zahlung erneut versuchen“ den Kunden zurück zu den Zahlungsoptionen für denselben Vorgang. Bei einer unvollständigen Kartenüberprüfung wird der Kunde stattdessen möglicherweise direkt zum Kartenformular zurückgeleitet. Die verfügbare Aktion hängt vom bestätigten Ergebnis des Zahlungsanbieters ab und davon, ob der Vorgang noch bezahlt werden kann. Kann der Vorgang nicht mehr bezahlt werden, erläutert die Seite den Grund und bietet Zurück zum Shop an.
Wenn „Google Pay“ während des regulären Lynck-Checkouts ausgewählt wurde, kann eine unvollständige Kartenüberprüfung dazu führen, dass der Kunde für denselben Vorgang erneut zur Google Pay-Schaltfläche weitergeleitet wird. Der Kunde wählt die Schaltfläche aus und autorisiert die Zahlung erneut. Befolgen Sie etwaige neue Anweisungen zur Banküberprüfung. Falls der Shop andere Zahlungsmethoden anbietet, wählen Sie Andere Zahlungsmethode wählen, um denselben Vorgang auf andere Weise zu bezahlen. Der Shop überprüft die vorherige Zahlung, bevor er die Optionen anzeigt. Falls noch auf eine Bestätigung gewartet wird, lassen Sie die Zahlungsseite geöffnet und warten Sie, bis sich der Status aktualisiert hat.
Bei „Google Pay Express“ ab dem Warenkorb kann nach einer unvollständigen Banküberprüfung die Meldung „Zahlung erneut versuchen“ erscheinen. Wählen Sie diese Option aus, um zu den Zahlungsoptionen für denselben Vorgang zurückzukehren. Wählen Sie „Google Pay“ aus und bestätigen Sie die Zahlung erneut; führen Sie anschließend alle angezeigten Schritte zur Banküberprüfung durch. Falls der Shop noch auf eine Bestätigung wartet, warten Sie, bis der Zahlungsstatus aktualisiert wurde, bevor Sie einen weiteren Zahlungsversuch unternehmen.
Bei Zahlungsmethoden, bei denen die Bestätigung erst später erfolgt, ist mit einem „ausstehenden“ Ergebnis zu rechnen. Raten Sie einem Kunden nicht dazu, einen weiteren Kauf zu tätigen oder eine Zahlung manuell zu erfassen, nur weil sich die Bestätigung verzögert.
Falls das Kartenformular nicht geladen werden kann und die Option „Zahlungsformular neu laden“ angezeigt wird, wählen Sie diese aus, um das Formular für denselben Vorgang erneut zu laden. Falls bereits eine Zahlungsbestätigung aussteht, warten Sie bitte, bis der Status aktualisiert wurde, anstatt einen neuen Kauf zu tätigen.
Nachdem die Zahlung erfolgreich abgeschlossen wurde, kann es etwas länger dauern, bis das Ticket heruntergeladen werden kann oder in Apple Wallet verfügbar ist. Sollte ein Download-Fehler auftreten, versuchen Sie den Download bitte erneut; ein Download-Fehler bedeutet nicht, dass die Zahlung fehlgeschlagen ist.
Faustregeln
- Betrachten Sie den Status „Gebucht“ nicht als Zahlungsnachweis.
- Betrachten Sie den Status „Bezahlt“ nicht als Nachweis dafür, dass Tickets erstellt wurden.
- Senden Sie die E-Mail erst dann erneut, wenn Sie sich vergewissert haben, dass der Vorgang die erwarteten Unterlagen enthält.
- Erstellen Sie keinen manuellen Zahlungslink, wenn die Aktion „Zahlungslink“ nicht verfügbar ist.
- Bitte nehmen Sie keine Änderungen an kostenpflichtigen Leistungen oder Mengen vor, bis Sie die Auswirkungen auf die Rückerstattung und die Rechnungsstellung verstanden haben.