Eine geplante E-Mail erstellen

Verwenden Sie eine zeitgesteuerte E-Mail, wenn Kunden zu einem festgelegten Zeitpunkt im Zusammenhang mit ihrer Buchung oder dem Beginn der Veranstaltung automatisch eine Nachricht erhalten sollen – beispielsweise eine Erinnerung zwei Tage vor Beginn oder eine Nachfass-E-Mail eine Woche nach der Buchung.

Editor für geplante E-Mails im Backoffice — Legen Sie den Text, den Zeitpunkt, die Empfänger und den sprachlichen Inhalt fest, bevor Sie eine geplante E-Mail aktivieren.

Bevor Sie beginnen

Entscheiden Sie:

wann die E-Mail versendet werden soll und ob der Zeitpunkt relativ zur Startzeit der Veranstaltung oder zum Buchungszeitpunkt zu verstehen ist
ob dies ausschließlich an Kunden gehen sollte, die bestimmte Abonnements abgeschlossen haben
ob es ohne Marketinggenehmigung versendet werden darf
die Betreffzeile und der Textkörper für jede Sprache, die Ihr Shop verwendet

Erstellen Sie die geplante E-Mail

Öffnen Sie im Backoffice Kommunikation > Terminierte E-Mails.
Wählen Sie Erstellen.
Füllen Sie das Feld Interner Name aus. Dieser Name ist intern; für Kunden sind lediglich die Betreffzeile und der Text sichtbar.
Legen Sie den Zeitpunkt fest: Geben Sie neben Senden eine Dauer ein, wählen Sie dann unter Wann die Option Vor oder Nach und unter Bezogen auf die Option Startzeit oder Buchungszeit aus. Bei einer Dauer von Null wird die Option zu Genau um.
Aktivieren Sie die Option „Nur senden, wenn eine Einwilligung für Marketingzwecke vorliegt“, wenn es sich bei der Nachricht um eine Werbemitteilung und nicht um eine operative Mitteilung handelt.
Aktivieren Sie die Option Senden Sie diese Nachricht auch dann, wenn der Vorgang nach der geplanten Zeit eintrifft, falls Spätbucher die Nachricht auch dann noch erhalten sollen, wenn der Sendezeitpunkt bereits verstrichen ist.
Wählen Sie unter Abonnements optional die gewünschten Abonnements aus. Nur Kunden, die diese Abonnements abonniert haben, erhalten die E-Mail.
Geben Sie den Betreff und den Text ein. Fügen Sie Platzhalter und Textblöcke aus der Vorschlagsliste ein, anstatt diese manuell einzugeben.
Überprüfen Sie das gesamte Formular und wählen Sie anschließend unterhalb der Felder die Option Erstellen aus.

Weisen Sie es Ihren Diensten zu

Eine geplante E-Mail wird ausschließlich für Vorgänge zu den Diensten versendet, denen sie zugewiesen ist:

Öffnen Sie die Veranstaltung, die Eventvorlage, das Produkt, die Eintrittskarte oder den Gutschein, der die E-Mail auslösen soll.
Öffnen Sie die Registerkarte Kundenkommunikation.
Wählen Sie im Abschnitt Terminierte E-Mails die geplanten E-Mails aus, die Sie zuweisen möchten.
Wählen Sie Kundenkommunikation aktualisieren.

Eine terminierte E-Mail ist unabhängig vom Text unter Informationen für den Kunden auf derselben Registerkarte. Dieser Text erscheint in Vorgangs-E-Mails und versendet selbst nichts. Siehe Informationen für den Kunden in E-Mails und Tickets aufnehmen.

Terminierte E-Mails bei Events aus einer Eventvorlage

Der Zeitpunkt gehört zur terminierten E-Mail, nicht zur Zuweisung. Wenn Sie Senden, Wann oder Relativ zu ändern, ändert sich der Zeitpunkt für jede Leistung, der die terminierte E-Mail zugewiesen ist.

Event	Welche terminierten E-Mails es verwendet
Startzeit, die aus einer Eventvorlage erzeugt wurde	Die terminierten E-Mails der Vorlage. Weisen Sie sie in der Eventvorlage zu oder entfernen Sie sie dort; die Änderung gilt für die kommenden Startzeiten der Vorlage.
Eigenständiges Event, das aus einer Eventvorlage erstellt wurde	Eine Kopie der Zuweisungen der Vorlage zum Zeitpunkt der Erstellung. Das Event behält die Erinnerungen und Zeitpunkte der Vorlage. Spätere Änderungen an der Vorlage ändern das Event nicht, und umgekehrt.

So prüfen oder ändern Sie die terminierten E-Mails eines eigenständigen Events:

Öffnen Sie das Event und seine Registerkarte Kundenkommunikation.
Prüfen Sie die terminierten E-Mails unter Terminierte E-Mails.
Entfernen Sie eine terminierte E-Mail, die für dieses Event nicht gesendet werden soll, oder fügen Sie eine andere hinzu.
Wählen Sie Kundenkommunikation aktualisieren.

Wenn ein einzelnes Event einen anderen Zeitpunkt braucht, erstellen Sie eine eigene terminierte E-Mail mit diesem Zeitpunkt, weisen Sie sie dem Event zu und entfernen Sie die terminierte E-Mail der Vorlage aus dem Event.

Platzhalter in terminierten E-Mails

Terminierte E-Mails und Vorgangs-E-Mails wie Vorgang gebucht bieten in der Vorschlagsliste unterschiedliche Platzhalter an:

Platzhalter	Vorgangs-E-Mails	Terminierte E-Mails
Kunde, zum Beispiel Name und Anrede	Ja	Ja
Account, zum Beispiel Kontoname, E-Mail-Adresse und Adresse	Ja	Nein
Vorgang, zum Beispiel Vorgangsnummer, Vorgangsdatum, Tabelle der Vorgangspositionen und Link zur Ticket-Download-Seite	Ja	Ja
Block für Vorgangspositionen	Ja	Ja
Felder für einzelne Vorgangspositionen: Name der Leistung, Zusätzliche Informationen zur Leistung und Buchungs- und Teilnehmerangaben	Ja	Nein
Die Leistung, für die die E-Mail gesendet wird: Name, Nummer, Name des Ortes, Adresse (formatiert) und Zusätzliche Informationen zur Leistung	Nein	Ja
Bedingungen Tickets beigefügt und Rechnungen beigefügt	Ja	Nein

Terminierte E-Mails bieten den Block für Vorgangspositionen an, die Felder für einzelne Positionen fehlen jedoch in der Vorschlagsliste. Um Informationen zur Leistung in eine terminierte E-Mail aufzunehmen, verwenden Sie Zusätzliche Informationen zur Leistung für die Leistung, für die die E-Mail gesendet wird.

Keiner der beiden E-Mail-Typen hat eigene Platzhalter für Startdatum und Startzeit. Die Tabelle der Vorgangspositionen zeigt Datum und Uhrzeit jeder gebuchten Leistung. Terminierte E-Mails werden ohne Ticket-, Rechnungs- oder Leistungsanhänge gesendet; verwenden Sie den Link zur Ticket-Download-Seite, wenn eine Erinnerung Zugang zu den Tickets geben soll.

Eine geplante E-Mail archivieren

Öffnen Sie eine bereits geplante E-Mail und wählen Sie neben dem Titel die Option Archivieren aus. Durch das Archivieren wird die E-Mail in die Liste der archivierten geplanten E-Mails verschoben und aus allen Veranstaltungen, Eventvorlagen oder Zulassungen entfernt, denen sie zugewiesen ist. Der Versand wird ab diesem Zeitpunkt eingestellt. Öffnen Sie die E-Mail in der Liste der archivierten E-Mails und wählen Sie Wiederherstellen neben dem Titel aus, um den Vorgang rückgängig zu machen.

Erwartetes Ergebnis

Kunden, die einen zugewiesenen Service buchen – und die die Bedingungen für das Abonnement und die Einwilligung erfüllen –, erhalten die E-Mail zum festgelegten Zeitpunkt, und jeder Versand wird im Verlauf des Vorgangs angezeigt.

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Die E-Mail wird nie versendet	Zuweisung auf der Registerkarte Kundenkommunikation des Dienstes, Archivierungsstatus und ob der Versandzeitpunkt bereits verstrichen ist.
Einige Kunden werden übersprungen	Ausgewählte Abonnements, die Einwilligung zu Marketingzwecken im Kundenprofil sowie die E-Mail-Adresse des Kunden.
Bei kurzfristigen Buchungen erhalten Sie keine Prämie	Der Schalter Senden Sie diese Nachricht auch dann, wenn der Vorgang nach der geplanten Zeit eintrifft.
Die Zeitplanungsoption kann nicht gespeichert werden	Ob der Dienst eine Startzeit hat, wenn „Relativ zu“ auf „Startzeit“ eingestellt ist.