Eine Ressource sicher archivieren

Verwenden Sie diese Funktion, wenn ein Mitarbeiter, ein Raum, ein Fahrzeug oder ein Inventargegenstand für neue Events nicht mehr zur Verfügung stehen soll. KORONA Event prüft, wo die Ressource zugewiesen ist, bevor Sie sie archivieren können.

Bevor Sie beginnen

Entscheiden Sie, ob die Ressource dauerhaft wegfällt oder nur vorübergehend nicht verfügbar ist.

Archivieren Sie die Ressource, wenn sie nicht mehr für neue Events ausgewählt werden soll.
Erfassen Sie eine Nichtverfügbarkeit, wenn die Ressource nach einer Abwesenheit, Wartung oder privaten Nutzung wieder verfügbar sein wird.
Sorgen Sie vor der Archivierung für einen Ersatz, falls die Person oder der Gegenstand für zukünftige Events noch benötigt wird.

Auswirkungen der Archivierung prüfen

Öffnen Sie im Backoffice Ressourcen > Mitarbeiter oder Ressourcen > Bestand.
Öffnen Sie die Ressource oder wählen Sie Archivieren in den Zeilenaktionen. Sie können auch mehrere Ressourcen auswählen und die Sammelarchivierung verwenden.
Warten Sie, bis die Prüfung abgeschlossen ist.
Prüfen Sie die betroffenen Eventvorlagen, zukünftigen Events und offenen Ressourcenanfragen im Dialog.

Bei einer Sammelarchivierung zeigt jede Eventvorlage und jedes Event, welche ausgewählten Ressourcen verwendet werden. Warnungen zu offenen Ressourcenanfragen verlinken auf den betroffenen Mitarbeiter- oder Bestandsdatensatz, in dem Sie die Anfragen vor dem Fortfahren prüfen können.

Bei der Überprüfung wird zwischen Abhängigkeiten, die das Archiv blockieren, und solchen, die einer weiteren Bearbeitung bedürfen, unterschieden:

Auswirkung	Bedeutung	Vorgehensweise
Veröffentlichte oder geplante Eventvorlage mit einer benötigten direkten Zuweisung	Durch die Archivierung könnte ein aktuell angebotener oder geplanter Termin nicht mehr verfügbar sein.	Öffnen Sie die verlinkte Eventvorlage und ersetzen oder entfernen Sie die individuelle Zuweisung, bevor Sie die Ressource archivieren.
Entwurf oder optionale Zuweisung in einer Eventvorlage	Die Vorlage verweist weiterhin auf diese einzelne Ressource, blockiert die Archivierung jedoch nicht.	Aktualisieren Sie die Vorlage, wenn sie veröffentlicht oder wiederverwendet werden soll.
Zuweisung zu einem zukünftigen Event	Die Zuweisung bleibt nach der Archivierung am Event bestehen.	Behalten Sie sie nur, wenn die Ressource das Event weiterhin abdecken wird. Weisen Sie andernfalls einen Ersatz zu.
Offene Ressourcenanfrage	Die Anfrage bleibt nach der Archivierung offen und muss möglicherweise beantwortet werden.	Stornieren oder aktualisieren Sie die Anfrage oder informieren Sie den Empfänger über die fehlende Verfügbarkeit.

Eine blockierte Archivierung beheben

Wenn der Dialog meldet, dass die Ressource nicht archiviert werden kann:

Öffnen Sie jede verlinkte, veröffentlichte oder geplante Eventvorlage.
Öffnen Sie Benötigte Ressourcen.
Suchen Sie die Anforderung, in der die einzelne Ressource ausgewählt ist.
Wählen Sie eine Ersatzressource aus, ändern Sie die Anforderung auf eine geeignete Rolle, Funktion oder Eigenschaft oder entfernen Sie die Anforderung, wenn sie nicht mehr benötigt wird.
Speichern Sie die Eventvorlage.
Kehren Sie zur Ressource zurück und wählen Sie erneut Archivieren.

Entfernen Sie keine benötigte Ressource, nur um die Warnung auszublenden. Prüfen Sie, dass die Ersatzkonfiguration die Kapazität und Verfügbarkeit bereitstellt, die das Event benötigt.

Die Ressource archivieren

Wenn keine veröffentlichte oder geplante benötigte Zuweisung die Aktion blockiert, prüfen Sie alle verbleibenden Warnungen und wählen Sie Archivieren. Bei einer Sammelaktion archiviert KORONA Event keinen Teil der Auswahl, wenn eine ausgewählte Ressource blockiert ist.

Erwartetes Ergebnis

Die Ressource wird in die archivierte Mitarbeiter- oder Bestandsliste verschoben und aus der neuen Ressourcenauswahl entfernt. Veröffentlichte und geplante Eventvorlagen mit benötigten individuellen Zuweisungen bleiben geschützt. Bestehende Zuweisungen zu zukünftigen Events und offene Anfragen bleiben für die operative Nachbearbeitung erhalten.

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Archivieren ist deaktiviert	Öffnen Sie jede verknüpfte, veröffentlichte oder geplante Eventvorlage und ersetzen oder entfernen Sie die individuelle Zuweisung.
Eine Eventvorlage zeigt eine Warnung zu einer archivierten Ressource	Stellen Sie die Ressource wieder her, wenn sie versehentlich archiviert wurde, oder bearbeiten Sie Benötigte Ressourcen und wählen Sie einen aktiven Ersatz aus.
Ein zukünftiges Event listet die archivierte Ressource weiterhin auf	Bestehende Zuweisungen bleiben erhalten. Öffnen Sie das Event und weisen Sie die Ressource zu, die es abdecken soll.
Eine offene Anfrage verweist weiterhin auf die archivierte Ressource	Bestehende Anfragen bleiben erhalten. Stornieren oder aktualisieren Sie die Anfrage oder kontaktieren Sie den Empfänger.
Die Ressource sollte nur vorübergehend nicht verfügbar sein	Stellen Sie die Ressource bei Bedarf wieder her und erfassen Sie anschließend eine Nichtverfügbarkeit, statt sie zu archivieren.